GDPR, WHISTLEBLOWING

WHISTLEBLOWING

GDPR

Informace o zpracování osobních údajů

ve smyslu čl. 12, 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Základní škola, Základní umělecká škola a Mateřská škola Kašperské Hory, příspěvková organizace, jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.

Škola zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu se Nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR) a dále v souladu s platnou národní legislativou.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Keystone company a. s., Korunní 108, Praha 10

Účely zpracování osobních údajů:

Škola zpracovává osobní údaje na základě těchto právních titulů: plnění právní povinnosti správce, plnění smlouvy, plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, oprávněný zájem školy či třetí strany a souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.

Škola využívá následující právní tituly zpracování osobních údajů pro následující účely zpracování osobních údajů:

Účely zpracování přímo související s osobními údaji žáků a zákonných zástupců žáka:

zpracování osobních údajů ve školní matrice
zpracování osobních údajů při zápisu k povinné školní docházce, k předškolní docházce, k zápisu do ZUŠ
zpracování osobních údajů při odkladu povinné školní docházky
zpracování osobních údajů při přestupu žáka na jinou základní školu
zpracování osobních údajů v třídní knize
zpracování osobních údajů při vedení evidence omluvenek a žádostí o uvolnění žáka
zpracování osobních údajů při vedení evidence úrazů žáků
zpracování osobních údajů v rámci individuálního vzdělávání žáků
zpracování osobních údajů v rámci sociálně právní ochrany dětí
zpracování osobních údajů ve školní družině, školním klubu
zpracování osobních údajů při pořádání škol v přírodě, lyžařských kurzů, výletů a dalších mimoškolních akcí
zpracování osobních údajů v rámci poskytování podpůrných opatření žákům
zpracování osobních údajů při uvolňování žáka z hodin TV nebo jiného předmětu
zpracování osobních údajů v režimu školní jídelny
zpracování osobních údajů v rámci činnosti pedagogické rady
zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním zájmového vzdělávání – školní kroužky

Účely zpracování související s osobními údaji fyzických osob:

zpracování osobních údajů při vydávání opisů a stejnopisů vysvědčení
zpracování osobních údajů při vyřizování žádostí o informaci dle zákona č. 106/1999 Sb.
zpracování osobních údajů při vyřizování podnětů, stížností, petic
zpracování osobních údajů v rámci vedení účetnictví školy

Účely zpracování přímo související s osobními údaji zaměstnanců školy a jiných fyzických osob:

zpracování osobních údajů v rámci vedení základní právní dokumentace školy
zpracování osobních údajů při vedení osobního spisu zaměstnance
zpracování osobních údajů v rámci předpracovních vztahů
zpracování osobních údajů v rámci vedení evidence úrazů a nemocí z povolání
zpracování osobních údajů při vedení mzdového účetnictví
zpracování osobních údajů při vedení evidence školení vč. BOZP a PO
zpracování osobních údajů při vedení evidence pracovní doby
zpracování osobních údajů při vedení evidence cestovních náhrad

Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy:

zpracování smluv vč. doplňkové činnosti školy
zpracování osobních údajů v režimu školní jídelny

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu:

zpracování osobních údajů v rámci prezentace školy (webové stránky, výroční zprávy, prezentace výtvarných děl, …)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany:

zpracování osobních údajů osob oprávněných vyzvedávat žáka ze školní družiny – oprávněný zájem na ochraně a bezpečí žáka školy

Zpracování na základě souhlasu subjektu údajů:

předávání osobních údajů organizátorovi akce nebo poskytovateli služeb při organizaci škol v přírodě, lyžařských kurzů, plaveckých kurzů, výletů a dalších mimoškolních akcích
zveřejňování osobních údajů v rámci prezentace školy (s ohledem na přiměřenost zpracování, množství a provázanost osobních údajů)
zasílání sdělení o akcích školy
psychologické, lékařské a jiné průzkumy a testování mezi žáky, jejichž součástí by bylo uvedení osobních údajů žáka

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů žáků:

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů žáků, zejm. údaje o zdravotním stavu žáků, údaje o znevýhodnění dítěte (mentální, tělesné, zrakové nebo sluchové postižení, závažné vady řeči, závažné vývojové poruchy učení, závažné vývojové poruchy chování, souběžné postižením více vadami nebo autismem), údaje uvedené v doporučení školských poradenských zařízení, posudky poskytovatelů zdravotních služeb.

Škola zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. § 28 odst. 2 písm. f), g) zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen školský zákon); § 9 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví; § 2 odst. 4 vyhlášky MŠMT č. 107/2005 Sb., o školním stravování; vyhláška MŠMT č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů)

Škola tyto údaje zpracovává na základě právního titulu uvedeného v čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie nebo členského státu nebo kolektivní dohodou podle práva členského státu, v němž se stanoví vhodné záruky týkající se základních práv a zájmů subjektu údajů.

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů zaměstnanců:

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů zaměstnanců, zejm. údaje o zdravotní způsobilosti a zdravotním stavu, údaje o odsouzeních a trestech dostupné z rejstříku trestů.

Škola zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících; zákon č. 373/2011, o specifických zdravotních službách; vyhláška MZCR č. 79/2013 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách).

Zdroje osobních údajů:

Škola získává osobní údaje zejména od subjektu údajů.

Škola může získávat osobní údaje od jiného subjektu než subjektu údajů, ovšem pouze na základě oprávnění stanoveného zvláštními právními předpisy, např. v případě přestupu žáka (původní škola poskytuje nové škole kopii dokumentace ze školní matriky), nebo v případě spolupráce se školskými poradenskými pracovišti.

Poskytování osobních údajů:

Osobní údaje mohou být dále předány pouze na základě oprávnění uvedeného ve zvláštním právním předpisu nebo s prokazatelným souhlasem subjektu údajů.

Zajišťování ochrany osobních údajů:

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, organizační i technickou kontrolou. Škola disponuje technickými, bezpečnostními a organizačními opatřeními, jimiž je zajištěna ochrana zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Doba zpracování (uložení) osobních údajů:

Dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány dle skartačních lhůt nastavených spisovým a skartačním řádem školy. Po uplynutí skartačních lhůt jsou osobní údaje buď skartovány, nebo předány k archivaci. Podrobnější stanovení lhůt k likvidaci naleznete v odkazech na jednotlivé agendy.

Práva subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

Uplatnit svá práva může subjekt údajů písemně na adrese školy, elektronicky do datové schránky školy, nebo osobně u ředitele školy na výše uvedené adrese školy.

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo požadovat po škole, aby mu sdělila informaci o tom, zda zpracovává osobní údaje, které se ho týkají. Pokud škola osobní údaje zpracovává, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje a informace o zpracování obdržet.

Informaci ve stanoveném rozsahu (čl. 15 GDPR), případně kopii zpracovávaných osobních údajů, vyhotoví škola bez zbytečného odkladu, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, například prostřednictvím opakovaných žádostí uplatňovaných krátce po sobě, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů může požádat o opravu osobních údajů, které se ho týkají, v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Po obdržení žádosti škola bezodkladně omezí zpracování osobních údajů do doby ověření jejich správnosti a provedení případné opravy.

Po ověření, případně opravení osobních údajů, škola bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů o tom, že byla ověřena správnost osobních údajů, případně provedena oprava, omezení zpracování bude zrušeno a ve zpracování osobních údajů bude škola dále pokračovat. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů může požadovat po škole, aby zlikvidovala jeho osobní údaje a dále je neuchovávala. Škola vymaže osobní údaje za následujících podmínek:

pokud je již nepotřebuje pro účel, za kterým je shromáždila
pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů a subjekt údajů souhlas odvolá
pokud subjekt vznese námitku proti zpracování osobních údajů a při posouzení vyjde najevo, že v konkrétní situaci převažuje zájem subjektu údajů nad zájmem správce na zpracování osobních údajů
pokud škola zpracovává osobní údaje protiprávně.

Škola nevymaže osobní údaje, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je škola pověřena, případně jsou-li splněny další podmínky z výjimky práva na výmaz dle čl. 17 odst. 3 GDPR.

O provedení (neprovedení) výmazu informuje škola subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů může požádat školu, aby omezila zpracování osobních údajů, které se ho týkají, a to v následujících případech:

subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby škola mohla přesnost osobních údajů ověřit
zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití
škola již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody školy převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

O omezení zpracování osobních údajů škola bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, škola omezení neprodleně zruší. O zrušení omezení bude škola subjekt údajů dopředu bezodkladně informovat.

Právo na přenositelnost údajů

Subjekt údajů může toto právo uplatnit pouze v případě, že je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a zároveň je založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na plnění smlouvy. Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil.

Na základě podmínek stanovených GDPR nelze v současné době toto právo subjektů údajů realizovat, neboť ve škole neprobíhá takové zpracování osobních údajů, na které by se toto právo vztahovalo.

Právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu a plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Jakmile škola námitku proti zpracování obdrží, bez zbytečného odkladu omezí zpracování osobních údajů subjektu údajů, jež námitku podal a námitku posoudí. V rámci posouzení námitky musí škola prokázat, že má pro zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují na zájmy a svobodami subjektu údajů – tzv. balanční test. V případě, že škola prokáže oprávněné důvody zpracování, je oprávněna osobní údaje dále zpracovávat; pokud škola oprávněné důvody neprokáže, musí zpracování osobních údajů ukončit.

O výsledku řízení informuje škola subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od doručení žádosti. Pokud škola prokáže oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, informuje zároveň subjekt údajů o ukončení omezení zpracování osobních údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by námitky byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné jim nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů může kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu ztrácí škola právní titul pro zpracování osobních údajů a subjektu údajů vzniká právo na výmaz osobních údajů. Škola na základě uplatnění tohoto práva vyhledá a zlikviduje všechny osobní údaje zpracovávané na základě odvolaného souhlasu.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů se může obrátit na dozorový úřad se stížností, pokud se domnívá, tedy má důvodné podezření, že při zpracování osobních údajů dochází k porušení GDPR.

Definice základních pojmů užívaných v oblasti ochrany osobních údajů:

osobní údaj – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby
subjekt údajů – subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
správce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů
zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce
příjemce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty
zpracování osobních údajů – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení
zvláštní kategorie osobních údajů – údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.